مقالات آموزشی
تسویه حساب با پرسنل
یکی از مهمترین اقدامات کارفرمایان در روزهای پایانی سال که دغدغه زیادی برای آنها ایجاد میکند، تسویه حساب با پرسنل است. در بسیاری موارد به دلیل بیاطلاعی کارفرمایان یا حسابداران از شرایط جدید آن و طی نکردن مراتب قانونی منجر به بروز مشکلات و درگیری میان کارگر و کارفرما میشود. از این رو در این مقاله قصد داریم در راستای آشنایی شما همراهان عزیز با یکی از مهمترین مباحث حسابداری حقوق و دستمزد نحوه تسویه حساب با پرسنل شرکت و نکات آن بر اساس جدیدترین قوانین را برایتان مطرح نماییم. با ما همراه باشید.
تسویه حساب با پرسنل به چه معناست؟
به فرآیند پرداخت حقوق و دستمزد و سایر مطالبات کارکنان در پایان قرارداد کار، تسویه حساب گفته میشود؛ از آنجا که بسیاری از کارفرمایان قراردادهای خود را به گونهای منعقد میکنند که پایان قرارداد، منطبق بر پایان سال باشد، معمولا تسویه حساب در پایان سال انجام میشود.
بر اساس قانون، کارفرما موظف است در زمان تسویه حساب کلیه حق و حقوق پرسنل خود را بپردازد و به کلیه تعهدات خود بر اساس قرارداد کار عمل نماید.
🔻 نکته
تسویه حساب لزوما به معنای قطع همکاری با پرسنل نیست؛ حتی در صورتی که کارگر پس از پایان قرارداد کار خود، مجددا نسبت به تمدید آن اقدام نماید، کارفرما موظف به پرداخت کلیه حقوق او در پایان قرارداد قبلی است.
تسویه حساب پرسنل از دیدگاه قانون
قانون کار مستقیما به شرایط تسویه حساب با کارگران اشاره نکرده است؛ اما در مواد قانونی زیر اشاراتی به مطالبات کارکنان شده است:
- ماده 22 قانون کار
- ماده 24 قانون کار
- ماده واحده قانون عیدی و پاداش کارگران مصوب 1370
در ادامه به شرح این مواد قانونی میپردازیم.
- ماده 22 قانون کار: کارفرما موظف است در پایان کار، کلیه مطالبات ناشی از قرارداد کار و مربوط به دوره اشتغال کارگر را به او (در صورت فوت او به وارث قانونی او) پرداخت نماید.
- ماده 24 قانون کار: در صورت خاتمه قرارداد کار، اعم از معین یا مدت موقت، کارفرما موظف است به کارکنانی که مطابق قرارداد، یک سال یا بیشتر، به کار در کارگاه او اشتغال داشته اند، به ازای هر سال سابقه (اعم از متوالی یا متناوب) معادل یک ماه آخرین حقوق آنان را به عنوان مزایای پایان کار پرداخت نماید.
- قانون عیدی و پاداش کارگران (مصوب 1370): کلیه کارگاههای مشمول قانون کار مکلفند به هر یک از کارگران خود به نسبت یک سال کار معادل شصت روز آخرین مزد، به عنوان عیدی و پاداش بپردازند؛ مبلغ پرداختی از این بابت به هر یک از کارکنان نباید از معادل نود روز حداقل مزد روزانه قانونی تجاوز کند. مبلغ عیدی پرداختی به کارکنانی که کمتر از یکسال در یک کارگاه مشغول بودهاند، به ماخذ 60 روز مزد و به نسبت ایام کارکرد در سال محاسبه میشود.
تسویه حساب پرسنل در سال ۱۴۰۵
در سال ۱۴۰۵ هنگام تسویه باید آخرین حقوق، مزایا، عیدی، سنوات، مانده مرخصی و سایر مطالبات قانونی بر اساس میزان کارکرد محاسبه شود.
| مورد | نحوه محاسبه |
|---|---|
| حقوق و مزایای ماه آخر | بر اساس کارکرد واقعی |
| عیدی | متناسب با مدت کارکرد |
| سنوات | بر اساس سابقه و آخرین مزد |
| مانده مرخصی | طبق مقررات مربوط به بازخرید مرخصی |
| اضافهکاری | بر اساس ساعات اضافهکاری تأییدشده |
| مزایای رفاهی | طبق شرایط قانونی و قرارداد |
| سایر مطالبات | بر اساس قرارداد و اسناد مالی |
چه مطالباتی در زمان تسویه حساب باید پرداخت شود؟
در زمان پایان همکاری، کارفرما باید تمام مطالبات قانونی و قراردادی کارگر را بر اساس مدت کارکرد، قرارداد و مقررات قانون کار محاسبه و پرداخت کند. مهمترین این مطالبات عبارتاند از:
- حقوق و دستمزد پرداختنشده تا آخرین روز اشتغال
- اضافهکاریهای پرداختنشده و سایر فوقالعادههای مربوط به کار
- عیدی و پاداش پایان سال متناسب با مدت کارکرد
- حق سنوات یا مزایای پایان کار متناسب با سابقه کار
- بازخرید مرخصی استحقاقی قابل پرداخت طبق مقررات
- حق مسکن، بن کارگری، حق اولاد و سایر مزایای قانونی در صورت تعلق
- حق مأموریت و سایر مطالبات قراردادی در صورت وجود
- سایر مبالغی که بر اساس قرارداد کار، مقررات داخلی کارگاه یا قانون به کارگر تعلق گرفته اما تاکنون پرداخت نشده است.
نکته مهم:
تمامی اقلام تسویه حساب شرایط یکسانی از نظر بیمه، مالیات و نحوه محاسبه ندارند. بنابراین حسابدار باید هر یک از مطالبات را بهصورت جداگانه بررسی و سپس مبلغ نهایی تسویه را محاسبه کند.
سایر مطالبات معوقه مانند حق ماموریت بر اساس توافق کارگر و کارفرما
🔻 نکته
تسویه حساب مالی با کارگر و پرداخت مطالبات او به نحوه قطع همکاری با او وابسته نیست؛ در واقع حتی اگر یکی از کارکنان از شغل خود اخراج شود، مشمول دریافت مطالبات معوقه و حتی حق سنوات خود است.
3. پیوست سند پرداخت مطالبات به برگه تسویه حساب
یکی از مهمترین مراحل تسویه حساب با پرسنل، ضمیمه نمودن سند پرداخت مطالبات شخص به برگه تسویه حساب او است. بر اساس رای وحدت رویه شماره ۱۷-۲۰ هیئت عمومی دیوان عدالت اداری مورخ 97/1/21، برگه تسویه حساب پرسنل بدون پیوست سند پرداخت هیچ گونه اعتباری ندارد. این سند میتواند فیش واریز بانکی، کپی چک تسلیمی، پرینت حساب و یا سایر موارد نشان دهنده پرداخت مطالبات به کارگر باشد.
🔻 نکته
بر این اساس، پرداخت مطالبات مالی پرسنل، باید از طریق چک بانکی و یا واریز به حساب بانکی آنان انجام شود و پرداخت وجوه نقد بابت تسویه حساب با کارکنان از نظر قانون پذیرفته شده نیست.
4. تعیین وضعیت بیمه بیکاری
گاهی فرد پس از تسویه حساب با محل خدمت قبلی، تا مدتی شغل مناسبی پیدا نمیکند؛ به عبارت دیگر، مدتی را بیکار میماند و در نتیجه تمایل به استفاده از بیمه بیکاری در این مدت دارد؛ از این رو تعیین وضعیت بیمه بیکاری را نیز میتوان یکی از مراحل فرآیند تسویه حساب با پرسنل در نظر گرفت. کارگر پس از تسویه حساب در سه حالت میتواند از بیمه بیکاری استفاده نماید:
- شخصی که قرارداد کار نداشته باشد؛ در صورتی که بیکاری غیرارادی و مدت خدمت در محل کارگاه، حداقل 6 ماه باشد
- بیکاری غیرارادی در قرارداد کار موقت بیش از یک سال؛ بر اساس تفاهم نامه شماره 118739 مورخ 1/12/84 وزارت کار و امور اجتماعی و سازمان تامین اجتماعی
- در قرارداد کار دائم؛ کارگری که به صورت غیرارادی بیکار شده باشد، با ارائه یک نسخه از قرارداد و برگه تسویه حساب به اداره کار و شکایت از کارفرما، میتواند از مزایای بیمه بیکاری استفاده کند
🔻 نکته
بیمه بیکاری معمولا پس از 30 روز از اخراج یا قطع همکاری کارگر با مجموعه قبلی و با دریافت نامه عدم تمدید قرارداد با کارفرما برای شخص برقرار میشود.
5. ارائه گواهی نامه رضایت از کارگر
بر اساس ماده 187 قانون کار، کارفرما موظف است بنا به درخواست کارگر پس از پایان قرارداد کار، گواهی انجام کار با قید مدت کارکرد، زمان شروع و پایان و نوع کار انجام شده را به وی تسلیم نماید.
این مرحله که معمولا آخرین مرحله فرآیند تسویه حساب است، در جهت کمک به پرسنل جهت یافتن شغل مناسب دیگر، انجام میشود.
نحوه محاسبه مطالبات کارگران در زمان تسویه حساب
فهرست مطالبات کارگران و نحوه محاسبه آنها در زمان تسویه حساب عبارت است از:
- حقوق و دستمزد بر اساس قرارداد فیمابین کارگر و کارفرما
- حق اولاد و عائله مندی، حق مسکن، خواربار، مزایای غیرنقدی و سایر مزایای رفاهی شاغل بر اساس قانون کار
- حقوق مرخصیهای استفاده نشده (حداکثر 9 روز در طی سال)
نحوه محاسبه برا ی تسویه حساب پرسنل
نحوه محاسبه حقوق در ایام مرخصی بر اساس رای دیوان عدالت اداری به شماره 1963 مورخ 99/12/19 به صورت زیر است:
| بازخرید روزانه ایام مرخصی | 30 / (حقوق پایه ماهانه + بن + حق مسکن+ حق اولاد + کلیه دریافتهای به اعتبار قرارداد کار) |
نحوه محاسبه مانده مرخصی در زمان تسویه حساب
یکی از مواردی که هنگام تسویه حساب با پرسنل باید بررسی شود، مانده مرخصی استحقاقی استفادهنشده است. کارفرما باید سوابق مرخصی کارکنان را بررسی کرده و در صورت وجود مرخصی قابل بازخرید، مبلغ مربوط به آن را طبق مقررات محاسبه کند.
مرخصی استحقاقی چگونه محاسبه میشود؟
مطابق قانون کار، کارگران در هر سال از مرخصی استحقاقی برخوردار هستند. میزان مرخصی و نحوه استفاده از آن باید بر اساس مقررات قانون کار و سوابق حضور و غیاب کارکنان محاسبه شود. برای کارکنانی که کمتر از یک سال در کارگاه مشغول بودهاند، میزان مرخصی متناسب با مدت کارکرد محاسبه میشود.
مرخصی استفادهنشده چه وضعیتی دارد؟
اگر کارگر در طول مدت اشتغال تمام مرخصی استحقاقی خود را استفاده نکرده باشد، وضعیت مانده مرخصی باید هنگام تسویه حساب بررسی شود. همچنین سوابق مرخصی سالهای گذشته نیز باید مطابق مقررات و محدودیتهای قانونی مربوط به ذخیره مرخصی مورد بررسی قرار گیرد.
بازخرید مرخصی چگونه محاسبه میشود؟
در زمان تسویه حساب، در صورت وجود مرخصی قابل بازخرید، مبلغ آن بر اساس مزد و مزایای مشمول در مبنای محاسبه تعیین میشود. بنابراین ابتدا باید تعداد روزهای قابل بازخرید مشخص شده و سپس ارزش ریالی آن محاسبه شود.
فرمول کلی:
مبلغ بازخرید مرخصی = تعداد روزهای قابل بازخرید × مزد روزانه مبنای محاسبه
مبنای محاسبه بازخرید مرخصی چیست؟
مبنای محاسبه بازخرید مرخصی باید با توجه به مقررات مربوط به حقالسعی و مزایای مشمول تعیین شود. بنابراین نباید صرفاً یک رقم ثابت یا تنها حقوق پایه را بدون بررسی اقلام تشکیلدهنده مزد و مزایا مبنای محاسبه قرار داد.
- عیدی و پاداش پایان سال
حداقل عیدی و پاداش برای یک سال کارکرد، معادل 60 روز دستمزد روزانه و برای کارکرد کمتر از یک سال، پنج روز حقوق و دستمزد به ازای هر ماه است.
- سنوات پایان خدمت
حق سنوات یا سنوات پایان خدمت، معادل یک ماه حقوق برای هر سال کارکرد و برای کارکرد کمتر از یک سال، 2.5 روز حقوق و دستمزد به ازای هر ماه است.
آیا تمام مانده مرخصی قابل بازخرید است؟
خیر؛ هر عددی که در سوابق مرخصی بهعنوان مانده ثبت شده باشد، لزوماً به همان میزان قابل بازخرید نیست. ابتدا باید نوع مرخصی، سال مربوط، میزان قابل ذخیره و مقررات حاکم بررسی شود و سپس تعداد روزهای قابل بازخرید مشخص گردد.
🔻 نکته مهم:
برای محاسبه دقیق مانده مرخصی در زمان تسویه حساب، بهتر است سوابق حضور و غیاب، مرخصیهای استفادهشده و مانده مرخصی هر سال با یکدیگر تطبیق داده شوند تا مبلغ تسویه بر اساس اطلاعات صحیح محاسبه شود.
تسویه حساب کارگر در صورت استعفا
استعفا باعث از بین رفتن مطالبات قانونی کارگر نمیشود و کارفرما باید مطالبات مربوط به دوره اشتغال را مطابق مقررات محاسبه و پرداخت کند.
-
تسویه حساب پرسنل در صورت استعفا
در صورت استعفای کارگر، مطالبات قانونی او تا پایان مدت اشتغال باید محاسبه و پرداخت شود. نوع و زمان قطع همکاری نیز باید مطابق مقررات قانون کار و شرایط قرارداد انجام شود.
-
تسویه حساب پرسنل در صورت اخراج
اخراج کارگر شرایط قانونی خاص خود را دارد و کارفرما موظف است مطالبات مربوط به دوره اشتغال، از جمله حقوق، مزایا و حق سنوات را مطابق مقررات محاسبه و پرداخت کند.
-
تسویه حساب پرسنل در پایان قرارداد
با پایان مدت قرارداد، مطالبات کارگر باید محاسبه و تسویه شود. این مطالبات میتواند شامل حقوق باقیمانده، عیدی، سنوات، مانده مرخصی و سایر مزایای قانونی باشد.
-
تسویه حساب پرسنل هنگام بازنشستگی
در زمان بازنشستگی، رابطه کاری فرد خاتمه پیدا میکند و کارفرما باید مطالبات مربوط به دوره اشتغال را طبق مقررات تسویه کند. محاسبه سنوات و سایر مطالبات در این مرحله اهمیت ویژهای دارد.
-
تسویه حساب پرسنل با توافق طرفین
گاهی کارگر و کارفرما با توافق یکدیگر تصمیم به پایان همکاری میگیرند. در این حالت نیز باید تمامی مطالبات قانونی و قراردادی کارگر محاسبه و پرداخت و مستندات مربوط به تسویه نگهداری شود.
-
تسویه حساب پرسنل در صورت ترک کار
ترک کار با استعفا تفاوت دارد و آثار قانونی متفاوتی دارد. بنابراین کارفرما باید ابتدا وضعیت قطع همکاری را مطابق مقررات مشخص کرده و سپس نسبت به محاسبه مطالبات و تنظیم اسناد مربوط اقدام کند.
تسویه حساب کارگر در صورت فوت
مطالبات مربوط به کارگر پس از فوت، طبق مقررات به وراث قانونی او پرداخت میشود و مدارک لازم برای انجام فرآیند نیز باید بررسی شود.
مراحل فرآیند تسویه حساب با کارکنان
بر اساس آنچه تاکنون مطرح شد، بیاطلاعی یا بیتوجهی کارگر و کارفرما به نحوه انجام تسویه حساب به صورت قانونی، منجر به بروز مشکلاتی برای طرفین خواهد شد. کارفرما هنگام تسویه حساب موظف است اسنادی جهت تعیین کلیه حقوق و مطالبات دوره اشتغال به کار کارگر تهیه نماید؛ این اسناد که پس از پرداخت کلیه وجوه به امضای کارگر میرسد، سند صحت ادعای کارفرما در محاکم قضایی خواهد بود.
☑️پیشنهاد میشود بیشتر بخوانید: حقوق و دستمزد
شرح زیر انجام میشود:
- تسویه اداری/کارگاهی
- تسویه مالی
- پیوست سند پرداخت مطالبات
- تعیین وضعیت بیمه بیکاری
- ارائه گواهی نامه رضایت از کارگر
در ادامه توضیح هر مرحله داده میشود.
- تسویه اداری/کارگاهی
زمانی که شخصی در محلی مشغول به کار است، ابزارها و لوازمی در اختیار اوست؛ مانند تجهیزات متعلق به کارگاه که در زمان تسویه حساب باید کلیه آنها را بازگرداند. از جمله این تجهیزات میتوان به موارد زیر اشاره نمود:
- تجهیزات کارگاهی
- تجهیزات اداری
- تجهیزات رفاهی
- تجهیزات امنیتی
همچنین در صورتی که بدهی به شرکت یا کارگاه دارد، باید تسویه نماید.
2. تسویه مالی
تسویه حساب مالی در چندین مرحله به شرح زیر انجام میشود:
- ابتدا بر اساس دستگاه یا دفتر ورود و خروج پرسنل، مدت زمان دقیق کارکرد شخص، بر اساس روز و ساعت مشخص میشود. به این ترتیب میزان اضافه کاریها، غیبتها و یا مرخصیهای استفاده نشده وی نیز تعیین میشود.
- در ادامه کارفرما موظف است بر اساس میزان کارکرد شخص، کلیه مطالبات حقوقی و مزایای وی را پرداخت نماید.
مدارک مورد نیاز برای تسویه حساب با پرسنل
- قرارداد کار
- سوابق حقوق و دستمزد
- لیست حضور و غیاب
- سوابق مرخصی
- سوابق پرداخت حقوق
- محاسبات عیدی و سنوات
- برگه تسویه حساب
- سند پرداخت مطالبات
- مدارک مربوط به تحویل اموال شرکت
- گواهی انجام کار، در صورت درخواست کارگر
نحوه تنظیم برگه تسویه حساب پرسنل
برگه تسویه حساب یکی از مهمترین اسناد مربوط به پایان همکاری کارگر و کارفرماست و باید بهگونهای تنظیم شود که تمام مطالبات، پرداختها و تعهدات طرفین بهصورت شفاف در آن مشخص باشد. بهتر است برگه تسویه برای هر یک از کارکنان بهصورت جداگانه تهیه و پس از محاسبه دقیق مطالبات، به امضای طرفین برسد.
برای تنظیم برگه تسویه حساب، درج اطلاعات زیر توصیه میشود:
- مشخصات کارگر و کارفرما
نام و نام خانوادگی، کد ملی، شماره بیمه، سمت شغلی و مشخصات کارگاه یا شرکت درج شود.
- مشخصات قرارداد و مدت همکاری
تاریخ شروع و پایان همکاری، نوع قرارداد و مدت اشتغال مشخص شود.
- جزئیات مطالبات کارگر
مبلغ حقوق و دستمزد، اضافهکاری، عیدی و پاداش، سنوات، بازخرید مرخصی و سایر مزایای پرداختنشده بهصورت جداگانه درج شود.
- مبلغ کسورات احتمالی
در صورت وجود کسورات قانونی یا مبالغی که طبق اسناد و مقررات باید از مطالبات کسر شود، بهتر است عنوان و مبلغ آن بهطور دقیق مشخص شود.
- مبلغ نهایی قابل پرداخت
مجموع مطالبات پس از اعمال کسورات احتمالی، بهصورت عددی و ترجیحاً به حروف نیز درج شود.
- نحوه پرداخت مطالبات
تاریخ پرداخت و روش پرداخت، مانند واریز بانکی، درج و رسید یا سند پرداخت به برگه تسویه پیوست شود.
- تحویل اموال و تجهیزات شرکت
در صورت در اختیار داشتن تجهیزات، اسناد، کارت دسترسی یا سایر اموال شرکت، وضعیت تحویل آنها نیز مشخص شود.
- امضا و تأیید طرفین
در پایان، برگه توسط کارگر و نماینده مجاز کارفرما امضا و تاریخگذاری شود.
نکته مهم:
صرف تنظیم و امضای برگه تسویه حساب، جایگزین مستندات واقعی پرداخت مطالبات نمیشود. بنابراین بهتر است فیش واریز بانکی یا سایر اسناد پرداخت نیز همراه برگه تسویه نگهداری شود. همچنین بهتر است در برگه تسویه، هر یک از مطالبات بهصورت تفکیکشده درج شود و از نوشتن عباراتی کلی و مبهم بدون ذکر جزئیات پرداخت خودداری شود.
فرم تسویه حساب پرسنل
تفاوت تسویه حساب پایان سال با پایان قرارداد
پرداخت عیدی، سنوات یا برخی مطالبات در پایان سال الزاماً به معنی پایان رابطه کاری نیست. اگر قرارداد ادامه پیدا کند، باید مشخص شود مبالغ پرداختی بابت چه عنوانی بوده و در صورت لزوم، پرداخت سنوات قبلی چه اثری در تسویه نهایی دارد.
تسویه حساب کارگر در صورت استعفا
استعفا باعث از بین رفتن مطالبات قانونی کارگر نمیشود و کارفرما باید مطالبات مربوط به دوره اشتغال را مطابق مقررات محاسبه و پرداخت کند.
تسویه حساب پرسنل در صورت استعفا
در صورت استعفای کارگر، مطالبات قانونی او تا پایان مدت اشتغال باید محاسبه و پرداخت شود. نوع و زمان قطع همکاری نیز باید مطابق مقررات قانون کار و شرایط قرارداد انجام شود.
تسویه حساب پرسنل در صورت اخراج
اخراج کارگر شرایط قانونی خاص خود را دارد و کارفرما موظف است مطالبات مربوط به دوره اشتغال، از جمله حقوق، مزایا و حق سنوات را مطابق مقررات محاسبه و پرداخت کند.
تسویه حساب پرسنل در پایان قرارداد
با پایان مدت قرارداد، مطالبات کارگر باید محاسبه و تسویه شود. این مطالبات میتواند شامل حقوق باقیمانده، عیدی، سنوات، مانده مرخصی و سایر مزایای قانونی باشد.
تسویه حساب پرسنل هنگام بازنشستگی
در زمان بازنشستگی، رابطه کاری فرد خاتمه پیدا میکند و کارفرما باید مطالبات مربوط به دوره اشتغال را طبق مقررات تسویه کند. محاسبه سنوات و سایر مطالبات در این مرحله اهمیت ویژهای دارد.
تسویه حساب پرسنل با توافق طرفین
گاهی کارگر و کارفرما با توافق یکدیگر تصمیم به پایان همکاری میگیرند. در این حالت نیز باید تمامی مطالبات قانونی و قراردادی کارگر محاسبه و پرداخت و مستندات مربوط به تسویه نگهداری شود.
تسویه حساب پرسنل در صورت ترک کار
ترک کار با استعفا تفاوت دارد و آثار قانونی متفاوتی دارد. بنابراین کارفرما باید ابتدا وضعیت قطع همکاری را مطابق مقررات مشخص کرده و سپس نسبت به محاسبه مطالبات و تنظیم اسناد مربوط اقدام کند.
تسویه حساب کارگر در صورت فوت
مطالبات مربوط به کارگر پس از فوت، طبق مقررات به وراث قانونی او پرداخت میشود و مدارک لازم برای انجام فرآیند نیز باید بررسی شود.
نمونه محاسبه تسویه حساب پرسنل
برای درک بهتر نحوه محاسبه تسویه حساب، در ادامه یک مثال فرضی را بررسی میکنیم. فرض کنید کارگری به مدت ۸ ماه در یک شرکت مشغول به کار بوده و در پایان قرارداد قصد تسویه حساب دارد. اطلاعات فرضی این کارگر به شرح زیر است:
| عنوان | مبلغ فرضی |
|---|---|
| حقوق ماهانه | ۲۰,۰۰۰,۰۰۰ تومان |
| مدت کارکرد | ۸ ماه |
| اضافهکاری پرداختنشده | ۳,۰۰۰,۰۰۰ تومان |
| مانده مرخصی قابل بازخرید | ۵ روز |
۱. محاسبه حقوق ماه آخر
در صورتی که کارگر ماه آخر را بهطور کامل کار کرده باشد، حقوق همان ماه به وی تعلق میگیرد:
حقوق ماه آخر = ۲۰,۰۰۰,۰۰۰ تومان
۲. محاسبه عیدی
عیدی کارگرانی که کمتر از یک سال سابقه کار در همان سال دارند، متناسب با مدت کارکرد محاسبه میشود.
در این مثال، کارگر ۸ ماه کار کرده است؛ بنابراین عیدی او باید متناسب با ۸ ماه کارکرد و با رعایت حداقل و حداکثر قانونی عیدی محاسبه شود.
۳. محاسبه سنوات
سنوات پایان کار نیز برای کارکرد کمتر از یک سال، متناسب با مدت اشتغال محاسبه میشود.
فرمول کلی:
سنوات = آخرین مزد × مدت کارکرد ÷ یک سال
بنابراین در مثال ما، سنوات بر اساس ۸ ماه کارکرد محاسبه خواهد شد.
۴. محاسبه بازخرید مرخصی
فرض کنیم کارگر در پایان قرارداد ۵ روز مرخصی قابل بازخرید داشته باشد. مبلغ بازخرید با توجه به مزد روزانه مبنای محاسبه تعیین میشود.
فرمول کلی:
مبلغ بازخرید مرخصی = تعداد روزهای قابل بازخرید × مزد روزانه مبنا
۵. اضافهکاری
اگر ۳,۰۰۰,۰۰۰ تومان اضافهکاری تأییدشده و پرداختنشده وجود داشته باشد، این مبلغ نیز در فهرست مطالبات کارگر قرار میگیرد.
جمعبندی محاسبه تسویه حساب
در نهایت برای تعیین مبلغ تسویه، تمام مطالبات کارگر باید در کنار یکدیگر محاسبه شوند:
حقوق ماه آخر + عیدی + سنوات + بازخرید مرخصی + اضافهکاری + سایر مطالبات = مبلغ ناخالص تسویه حساب
🔻 نکته مهم:
مبالغ بالا صرفاً برای آموزش روش محاسبه ارائه شدهاند و مبلغ واقعی تسویه حساب هر کارگر باید بر اساس حقوق و مزایای واقعی، مدت کارکرد، سوابق مرخصی، اضافهکاری و مقررات قانونی همان سال محاسبه شود. همچنین در محاسبه عیدی و سنوات باید سقفها و ضوابط قانونی مربوط به سال موردنظر در نظر گرفته شود.
وضعیت مالیات و بیمه در زمان تسویه حساب پرسنل
در زمان تسویه حساب با پرسنل، علاوه بر محاسبه مطالبات کارگر، باید وضعیت مالیات حقوق و حق بیمه هر یک از اقلام پرداختی نیز بررسی شود. حقوق، اضافهکاری، مزایا، عیدی، سنوات و بازخرید مرخصی الزاماً از نظر مالیاتی و بیمهای شرایط یکسانی ندارند؛ بنابراین نمیتوان یک قاعده واحد را برای تمام مبالغ تسویه در نظر گرفت.
از طرفی، مبنای کسر حق بیمه در سال ۱۴۰۵ نیز بر اساس دستمزد و مقررات ابلاغی سازمان تأمین اجتماعی تعیین میشود.
وضعیت بیمه و مالیات اقلام مختلف در تسویه حساب
| قلم پرداختی | وضعیت بیمه | وضعیت مالیات |
|---|---|---|
| حقوق و دستمزد | طبق مقررات مشمول حق بیمه | طبق مقررات مالیات حقوق |
| اضافهکاری | مشمول حق بیمه | مشمول مالیات حقوق |
| مزایای مشمول | بسته به نوع مزایا | بسته به نوع مزایا |
| عیدی و پاداش | طبق مقررات تأمین اجتماعی | مشمول مقررات مالیاتی مربوط به عیدی |
| سنوات پایان خدمت | معمولاً مشمول حق بیمه نیست | مشمول مقررات مالیاتی مربوط به مزایای پایان خدمت |
| بازخرید مرخصی | باید بر اساس مقررات بیمه بررسی شود | باید بر اساس مقررات مالیات حقوق بررسی شود |
| سایر مطالبات | بر اساس ماهیت هر پرداخت | بر اساس ماهیت هر پرداخت |
نکته مهم: جدول بالا یک راهنمای کلی است و برای محاسبه نهایی، باید عنوان دقیق هر پرداخت و مقررات جاری همان سال بررسی شود؛ بهخصوص در مورد مزایای مختلف و اقلامی که ممکن است در شرایط خاص، وضعیت بیمهای یا مالیاتی متفاوتی داشته باشند.
مالیات حقوق در زمان تسویه حساب
در زمان پرداخت مطالبات کارکنان، کارفرما باید اقلام مشمول مالیات حقوق را مطابق مقررات مالیاتی محاسبه و در فهرست مالیات حقوق لحاظ کند. بنابراین صرف اینکه مبلغی تحت عنوان «تسویه حساب» پرداخت میشود، به این معنا نیست که تمام آن مبلغ از مالیات معاف یا مشمول مالیات است.
همچنین در صورتی که تسویه حساب در ماه پایانی سال انجام شود، باید وضعیت معافیت مالیاتی و سقفهای مقرر برای سال ۱۴۰۵ نیز در محاسبات نهایی در نظر گرفته شود.
حق بیمه در زمان تسویه حساب
در مورد بیمه نیز ابتدا باید مشخص شود هر یک از مبالغ پرداختی جزء اقلام مشمول کسر حق بیمه محسوب میشود یا خیر. سازمان تأمین اجتماعی برای سال ۱۴۰۵ مبالغ و دستمزدهای مبنای کسر حق بیمه را ابلاغ کرده است.
بنابراین کارفرما یا حسابدار نباید صرفاً با مشاهده عنوان «تسویه حساب» تمام مبلغ پرداختی را در لیست بیمه وارد کند یا برعکس، تمام آن را از شمول بیمه خارج کند؛ ماهیت هر قلم پرداختی تعیینکننده است.
🔻 نکته مهم برای کارفرمایان:
قبل از نهایی کردن تسویه حساب، بهتر است محاسبات حقوق، عیدی، سنوات، مرخصی، اضافهکاری، مالیات و بیمه با فیش حقوقی و سوابق کارکرد کارکنان تطبیق داده شود. این کار علاوه بر جلوگیری از اشتباه در پرداخت، مستندات مناسبی برای حسابداری شرکت و رسیدگیهای احتمالی آینده فراهم میکند.
اشتباهات رایج در تسویه حساب با پرسنل
- پرداخت مبلغ بدون محاسبه دقیق کارکرد
- تسویه بدون بررسی مانده مرخصی
- اشتباه گرفتن پایه سنوات با حق سنوات
- پرداخت عیدی بدون توجه به مدت کارکرد
- نگهداری نکردن اسناد پرداخت
- تنظیم برگه تسویه بدون مستندات مالی
- پرداخت نقدی بدون مستندات مناسب
- تصور اینکه امضای برگه تسویه بهتنهایی تمام اختلافات را منتفی میکند
- محاسبه اشتباه مزایا
- بیتوجهی به نوع خاتمه قرارداد
چکلیست تسویه حساب پرسنل
☐ بررسی قرارداد کار
☐ محاسبه آخرین حقوق
☐ محاسبه اضافهکاری و مزایا
☐ محاسبه عیدی
☐ محاسبه سنوات
☐ بررسی مانده مرخصی
☐ بررسی بدهیها و مطالبات
☐ تحویل تجهیزات شرکت
☐ تهیه برگه تسویه حساب
☐ پرداخت مطالبات
☐ پیوست سند پرداخت
☐ ارائه گواهی انجام کار
مهلت تسویه حساب با پرسنل
متاسفانه قانون کار مهلت مشخص و یا شرایط معینی برای زمان تسویه حساب با پرسنل مشخص نکرده است؛ اما کارفرمایان معمولا نسبت به تسویه حساب با کارگران خود، طی مدت کوتاهی اقدام میکنند. در غیر این صورت، کارکنان شرکت میتوانند از کارفرما نزد اداره کار شکایت نمایند.
نکات مهم در زمان مهلت تسویه حساب با پرسنل شرکت
دقت به برخی نکات در زمان حساب با کارکنان از اهمیت ویژهای برخوردار است؛ این موارد عبارتند از:
- دیوان عدالت اداری مطابق رای شماره 2727 مورخ 98/10/4، حق سنوات کارگران را پس از تسویه حساب علی الحساب اعلام نمود؛ به این ترتیب، اگر کارگری پس از تسویه حساب در پایان سال با کارفرما، مجددا قرارداد خود را در همان کارگاه تمدید نماید، حق سنوات دریافت شده قبلی، علی الحساب محسوب میشود. به عبارت دیگر، در قراردادهای کار با مدت بیش از یک سال، اگر در پایان هر سال سنوات همان سال پرداخت شده باشد، چه قرارداد دائم باشد یا موقت، به دلیل اینکه هنوز قرارداد کار پایان نیافتهاست، مبلغ پرداختی به عنوان علیالحساب در نظر گرفته میشود و مابهالتفاوت آن باید در زمان اتمام قرارداد پرداخت شود.
- فرم تسویه حساب برای هر یک از پرسنل، بر اساس شرایط جذب او مجزا از دیگری است؛ از این رو باید برای هر یک از کارکنان برگه تسویه حساب جدایی در نظر گرفت.
سوالات متداول درباره تسویه حساب با پرسنل
- آیا تسویه حساب پایان سال به معنی پایان قرارداد است؟
خیر. پرداخت برخی مطالبات مانند عیدی یا سنوات در پایان سال لزوماً به معنای پایان رابطه کاری نیست. اگر همکاری ادامه داشته باشد، رابطه کاری همچنان برقرار است و نحوه پرداخت سنوات نیز باید مطابق مقررات مربوط بررسی شود.
2. آیا کارفرما میتواند تسویه حساب را به تأخیر بیندازد؟
کارفرما موظف است مطالبات قانونی کارگر را در زمان مقرر پرداخت کند. در صورت عدم پرداخت مطالبات، کارگر میتواند برای پیگیری حقوق خود از طریق مراجع حل اختلاف اداره کار اقدام کند.
3. آیا سنوات هر سال قابل پرداخت است؟
پرداخت سنوات در پایان هر سال ممکن است انجام شود، اما اگر رابطه کاری ادامه داشته باشد، نحوه احتساب مبلغ پرداختشده در تسویه نهایی باید با توجه به مقررات و شرایط قرارداد بررسی شود.
4. آیا پرداخت سنوات به معنی پایان همکاری است؟
خیر. پرداخت سنوات بهتنهایی به معنی خاتمه قرارداد یا قطع همکاری نیست. ممکن است کارفرما سنوات مربوط به یک دوره را پرداخت کند، در حالی که قرارداد کار همچنان ادامه داشته باشد.
5. تسویه حساب کارگری که استعفا داده چگونه است؟
استعفا باعث از بین رفتن مطالبات قانونی کارگر نمیشود. پس از پایان همکاری، حقوق و مزایای پرداختنشده، عیدی، سنوات و سایر مطالبات قابل پرداخت باید بر اساس مدت کارکرد و مقررات مربوط محاسبه شود.
6. آیا کارگر بدون امضای برگه تسویه میتواند مطالبات خود را دریافت کند؟
بله. پرداخت مطالبات کارگر نباید صرفاً به امضای برگه تسویه وابسته باشد. از طرف دیگر، امضای برگه تسویه نیز بهتنهایی جایگزین اسناد و مدارک پرداخت مطالبات نمیشود و بهتر است پرداختها با مدارک بانکی و مالی مستند شوند.
7. آیا مانده مرخصی در زمان تسویه حساب پرداخت میشود؟
در صورت وجود مرخصی قابل بازخرید، مبلغ مربوط به آن باید طبق مقررات محاسبه شود. با این حال، تمام اعداد ثبتشده بهعنوان مانده مرخصی الزاماً قابل بازخرید نیستند و باید وضعیت مرخصی و محدودیتهای قانونی مربوط بررسی شود.
8. تفاوت پایه سنوات و سنوات پایان خدمت چیست؟
پایه سنوات یکی از مزایای مرتبط با سابقه کار است که در طول اشتغال و مطابق مقررات مربوط به کارگر تعلق میگیرد؛ اما سنوات پایان خدمت یا مزایای پایان کار، مبلغی است که در ارتباط با خاتمه رابطه کاری محاسبه و پرداخت میشود. این دو عنوان نباید با یکدیگر اشتباه گرفته شوند.
9. آیا عیدی به کارگری که کمتر از یک سال سابقه دارد تعلق میگیرد؟
بله. عیدی کارگری که کمتر از یک سال در کارگاه کار کرده است، به نسبت مدت کارکرد او محاسبه میشود و باید حداقل و حداکثر قانونی عیدی نیز در محاسبه لحاظ شود.
10. اگر کارفرما حقوق کارگر را پرداخت نکند، کارگر چه اقدامی میتواند انجام دهد؟
کارگر میتواند با جمعآوری مدارکی مانند قرارداد کار، فیشهای حقوقی، سوابق بیمه، اسناد پرداخت و سایر مدارک مرتبط، برای مطالبه حقوق و مزایای خود از طریق مراجع حل اختلاف اداره تعاون، کار و رفاه اجتماعی اقدام کند.
کلام آخر
تسویه حساب با پرسنل در هر سه مقطع ماهانه، سالیانه و یا پایان قرارداد، بسیار حساس و مستلزم دقت فراوان است؛ اما متاسفانه برخی با سهلانگاری و بیتوجهی به آن خود را دچار چالشهای پرهزینه و زمانبر مینمایند. توصیه مشاوران خبره صدرحساب به کلیه کارفرمایان و کارکنان شرکتها، آموزش قانون کار و تامین اجتماعی است؛ به این ترتیب کارکنان با حقوق خود و کارفرمایان با وظایف خود و همچنین جرائم عدم اجرای قوانین آشنا خواهند شد. برای مشاوره با شرکت حسابداری و شرکت مالیاتی صدرحساب با شماره 09131256388 تماس بگیرید.
